Kontinuität im Projekt
Projektsteuerung wechseln, Informationsfluss erhalten
Ein neues Steuerungsbüro übernimmt ein laufendes Vorhaben. Damit das Team weiterarbeiten kann, braucht es mehr als eine Kontaktliste: Befugnisse, offene Aufgaben und der verbindliche Stand müssen gemeinsam übergeben werden.
Prüfen Sie die neue Zuständigkeit, bevor bisherige Zugriffe enden. Ein Wechsel der Administration und eine Datenmigration sind unterschiedliche Aufgaben.
Den aktuellen Stand gemeinsam aufnehmen
Bauherr und bisherige Steuerung erfassen die beauftragte Leistung, den Projektraum-Vertrag, Administratoren und die Rollen der Beteiligten. Halten Sie fest, wer Änderungen freigeben darf und welche Aufgaben künftig das neue Büro übernimmt.
Erstellen Sie eine Liste offener Prüfungen, Freigaben, Besprechungspunkte und fehlender Lieferungen. Für jeden Eintrag werden nächster Schritt, Verantwortlicher und Frist gebraucht.
Zugriffe kontrolliert übergeben
Befugnisse bestätigen
Der Bauherr bestätigt neue Administratoren und die Grenzen ihres Mandats.
Neue Rollen einrichten und testen
Prüfen Sie mit den neuen Verantwortlichen erlaubte Zugriffe, sichtbare Planstände und benötigte Aufgaben.
Verteiler und Vertretungen ändern
Aktualisieren Sie aktive Prüfer, Empfänger und Eskalationskontakte. Prüfen Sie laufende Vorgänge gezielt.
Übergabe bestätigen
Halten Sie Bestand, Restpunkte und Zeitpunkt des Rollenwechsels schriftlich fest.
Bisherige Rechte anpassen
Ändern Sie Zugriffe im abgestimmten Umfang, sobald die neue Zuständigkeit funktioniert. Notwendige Restaufgaben werden ausdrücklich berücksichtigt.
Bleibt der Projektraum bestehen?
| Situation | Vorrangige Aufgabe | Prüfung |
|---|---|---|
| Gleiches System, neuer Administrator | Rollen, Aufgaben und Befugnisse umstellen | Neues Büro kann den bestehenden Ablauf bedienen |
| Neuer Vertragspartner | Vertragliche und technische Folgen mit Anbieter klären | Zugriff und Leistungsumfang schriftlich bestätigt |
| Zusätzlich neues System | Migration als separates Vorhaben planen | Testimport, Musterexport und Stichtag abgenommen |
Ein Anbieterwechsel ist nicht automatisch erforderlich, nur weil die Projektsteuerung wechselt.
Den Beteiligten den neuen Ablauf erklären
Kommunizieren Sie den Zeitpunkt, die neuen Ansprechpartner und Änderungen an Freigaben oder Verteilern über den vereinbarten Projektkanal. Eine neue Adresse allein erklärt noch nicht, wer eine verbindliche Entscheidung treffen darf.
Lassen Sie den ersten Planlauf nach dem Wechsel gemeinsam begleiten. Prüfen Sie, ob offene Rückmeldungen tatsächlich bei den neuen Verantwortlichen ankommen.
Eine kurze Übergabenotiz macht Lücken sichtbar
Die Übergabenotiz enthält den übernommenen Bestand, offene Vorgänge, geänderte Rechte, neue Ansprechpartner und verbleibende Aufgaben. Beide Seiten benennen die Person, die Restpunkte verfolgt.
Vertragliche Fragen und etwaige Streitigkeiten werden außerhalb dieser technischen Checkliste geklärt. Die Daten sollten nicht zum Ersatz für eine ungeklärte Mandatsvereinbarung werden.
Quellen und Einordnung
- NetzWerkPlan: Gespräch mit einem öffentlichen Bauherrn
Hintergrund zu eigener Beauftragung, delegierter Administration, Projektstandards und Folgeprojekten. Leistungsumfang jeweils aktuell vereinbaren.