Arbeitshilfe für Bauherr und Projektleitung
Verantwortlichkeiten und Einführung gemeinsam klären
Legen Sie vor dem Start fest, wer entscheidet, wer vorbereitet und welches Ergebnis gemeinsam geprüft wird. Nutzen Sie die Checkliste im Einführungsgespräch und zur Abnahme.
Verantwortlichkeiten im Mandat besprechenBenennen Sie Personen und Vertretungen. „Das Projektteam“ als Zuständigkeit reicht nicht, wenn eine Freigabe oder eine Korrektur aussteht.
PDF · druckbare Prüfliste mit Platz für Zuständigkeit und Termin · ohne Anmeldung
So verwenden Sie die Arbeitshilfe
Gemeinsam vorbereiten
Bauherr, Steuerung und Anbieter tragen die Entscheidungen zusammen. Die Verantwortung wird nicht allein aus der technischen Rolle abgeleitet.
Offene Punkte zuweisen
Jeder ungeklärte Punkt erhält Verantwortlichen und Termin. Der Projektstart wird an die vereinbarten Kriterien gebunden.
Am Ablauf prüfen
Die wesentlichen Rollen testen ihre Aufgaben. Das Ergebnis wird mit Restpunkten dokumentiert.
Beim Wechsel erneut verwenden
Prüfen Sie die Liste auch beim Wechsel von Projektleitung, Administration oder Steuerungsbüro.
Die Prüfpunkte im Überblick
| Prüfpunkt | Gemeinsam klären | Ergebnis festhalten |
|---|---|---|
| Auftrag und Umfang | Wer ist Vertragspartner, wer darf Leistungen ändern? | Auftraggeber und Änderungsbefugnis |
| Projektstandard | Wer bestätigt Struktur, Codierung und Übergabe? | Freigegebener Stand und Verantwortlicher |
| Administration | Wer richtet Beteiligte ein und meldet Austritte? | Administrator, Vertretung und Meldeweg |
| Fachliche Prüfung | Wer prüft und wer gibt einen Plan frei? | Prüferrollen, Befugnisse und Fristen |
| Verteilung | Wer erhält welche freigegebenen Unterlagen? | Verteilermatrix und Rückmeldeverfahren |
| Datenübernahme | Wer bereinigt und prüft bestehende Daten? | Umfang, Musterimport und Restpunkte |
| Nachweise | Wer prüft Datenschutz, Sicherheit und Barrierefreiheit? | Zuständige Prüfstelle und offene Nachweise |
| Testlauf | Wer nimmt Upload, Rückweisung und Freigabe ab? | Testprotokoll mit Ergebnis und offenen Punkten |
| Schulung | Wer nimmt teil und kennt den eigenen Ablauf? | Teilnehmende und Schulungsbedarf |
| Produktiver Start | Wer entscheidet über den Start und begleitet ihn? | Startkriterien, Termin und Ansprechpartner |
| Laufender Betrieb | Wer verfolgt offene Vorgänge und Regeländerungen? | Rhythmus, Verantwortung und Eskalation |
| Mandatswechsel | Wer übernimmt Aufgaben und Zugriffe bei einem Wechsel? | Übergabeweg und bestätigte Berechtigungen |
| Projektabschluss | Wer bestätigt Umfang und Lesbarkeit der Projektakte? | Musterpaket, Empfänger und Abnahme |
| Vertragsende | Wer klärt weiteren Zugriff, Aufbewahrung und Löschung? | Vereinbarter Umfang, Fristen und Verantwortliche |
Ergebnis für das nächste Gespräch
Ergänzen Sie die für Ihr Vorhaben relevanten Angaben und markieren Sie offene Entscheidungen. Besprechen Sie diese mit den benannten Verantwortlichen. Für eine erste Demonstration reichen anonymisierte Beispiele.
Die Arbeitshilfe ist eine Organisationsvorlage. Anforderungen und Leistungsumfang werden für Ihr Projekt konkret vereinbart.