Einführung
Projektdaten in ein CDE migrieren
Ein Systemwechsel muss nicht bedeuten, jedes alte Dokument neu zu sortieren. Entscheidend ist, welche Informationen für das laufende Vorhaben verbindlich verfügbar sein müssen.
Migrieren Sie zuerst Struktur, Rechte und aktuelle Stände. Behandeln Sie Archiv und Parallelbetrieb als bewusste Entscheidungen – nicht als ungeplante Nebenwirkung.
1. Bestand und Zielbild festlegen
Erfassen Sie, welche Vorhaben offen sind, wo die aktuellen Pläne liegen, welche Archive bestehen und welche Beteiligten Zugriff benötigen. Daraus entsteht ein klares Zielbild statt einer pauschalen Datenkopie.
Für laufende Projekte gilt meist: Der gültige Stand muss ohne Suchaufwand im neuen Raum liegen. Ältere Historie wird nur so weit übernommen, wie sie für Akte, Gewährleistung oder die Arbeit nötig ist.
2. Struktur und Rechte vor den Dateien anlegen
Ordner, Plannummernschema, Status und Rollen sollten stehen, bevor viele Dateien eingespielt werden. Sonst wandert das alte Chaos in die neue Plattform.
Sinnvolle bestehende Konventionen können übernommen werden. Wo sie nicht mehr tragen, gibt der Bauherr eine klare neue Regel vor.
3. Aktuelle Stände kontrolliert übertragen
Übertragen Sie die gültigen Pläne und Dokumente der laufenden Vorhaben und prüfen Sie stichprobenartig Nummer, Index, Status und Zugriffsrechte. Diese Qualitätsprüfung ist wichtiger als die Menge übertragener Dateien.
Definieren Sie anschließend den Zeitpunkt, ab dem neue Stände nur noch im Projektraum verteilt werden. Ohne diesen Schnitt bleibt der Parallelbetrieb dauerhaft bestehen.
4. Start begleiten und Archiv sichern
Eine kurze Einführung für das Projektteam und ein klarer Ansprechpartner verhindern, dass Beteiligte in ihre alten E-Mail- oder Laufwerksgewohnheiten zurückfallen. Für winplan ist eine Schulung von typischerweise rund 90 Minuten vorgesehen.
Das Altsystem oder ein exportiertes Archiv bleibt als Referenz erhalten, bis Projektleitung und Auftraggeber die Übergabe akzeptiert haben.
Vier Qualitätstore für den Umstieg
Erst wenn ein Tor erfüllt ist, sollte das Team in die nächste Phase gehen. Das verhindert eine unkontrollierte Parallelablage.
Zielbild bestätigt
Offene Vorhaben, Verantwortliche, aktueller Datenstand und die gewünschte Zielstruktur sind festgehalten.
Struktur getestet
Ordner, Plannummern, Status und Rechte sind an wenigen echten Beispieldateien geprüft.
Aktuelle Stände abgenommen
Projektleitung kontrolliert Stichproben zu Nummer, Index, Status und Zugriffsrechten.
Schnittdatum kommuniziert
Alle Beteiligten kennen den Zeitpunkt, ab dem neue verbindliche Stände nur noch im Projektraum liegen.
Archiv und Altsystem bleiben als Referenz erhalten, ersetzen aber nach dem Schnittdatum nicht den verbindlichen Projektstand.
Ihr nächster Schritt
Migrationsaufwand für Ihr Vorhaben klärenUmstieg auf winplan
Daten, Struktur und Team kontrolliert in den Projektraum überführen.
Umstieg auf winplanPlanfreigabe und Planlauf
Status, Rollen und Nachweise im Planlauf verständlich einordnen.
Planfreigabe und PlanlaufPlannummernschema
Vorlagen für Planstruktur und Baustellendokumentation nutzen.
Plannummernschema