Abschluss & Übergabe
Die digitale Projektakte geordnet übergeben
Am Projektende soll die empfangende Organisation mit den Unterlagen weiterarbeiten können. Dafür müssen Umfang, Struktur und Lesbarkeit bereits vor dem letzten Export geklärt sein.
Vereinbaren Sie eine Musterübergabe früh im Projekt. Eine große ZIP-Datei beweist weder Vollständigkeit noch Nutzbarkeit im Zielarchiv.
Zuerst den Empfänger und die Nutzung klären
Wer übernimmt die Akte: Bauabteilung, Betrieb, Archiv oder ein externer Dienstleister? Welche Unterlagen benötigt diese Stelle, und wie findet sie später einen gültigen Stand?
Trennen Sie die fachlichen Anforderungen an Abschlussunterlagen von den technischen Möglichkeiten eines Exports. Beides muss zusammenpassen. Ein Projektraum ersetzt keine Vereinbarung über die spätere Aufbewahrung.
Die gewünschte Akte in prüfbare Teile zerlegen
| Bestandteil | Vorab klären | Abnahmebeispiel |
|---|---|---|
| Pläne und Dokumente | Welche Stände und Dokumentarten? | Stichprobe gegen vereinbarte Abschlussliste |
| Dateinamen und Struktur | Welche Codierung und Ordnerstruktur? | Empfänger findet einen Plan ohne Hilfe des Projektteams |
| Metadaten | Welche Attribute werden in welchem Format benötigt? | Planliste und Datei lassen sich eindeutig zuordnen |
| Prüfungen und Protokolle | Welche Nachweise gehören zur vereinbarten Übergabe? | Ausgewählter Vorgang bleibt verständlich |
| Offene Punkte | Wer übernimmt nicht abgeschlossene Aufgaben? | Zuständigkeit und nächste Frist dokumentiert |
Anforderungsliste zur Abstimmung. Exportierbarkeit und Formate jedes Bestandteils müssen am konkreten System bestätigt werden.
Eine Musterübergabe im Zielsystem testen
Wählen Sie einen überschaubaren, aber typischen Ausschnitt: ein freigegebener Plan, eine ältere Revision, ein Dokument mit Metadaten und ein vereinbarter Nachweis. Fordern Sie genau dafür ein Musterpaket an.
Der Empfänger öffnet die Dateien und prüft die Zuordnung im vorgesehenen Archiv. Fehlen Verknüpfungen oder Attribute, lässt sich die Anforderung jetzt noch präzisieren. Dokumentieren Sie auch, was bewusst nicht Teil des Exports ist.
Vollständigkeit und Übergabestand festhalten
Zum vereinbarten Stichtag prüft die Projektleitung die Lieferliste. Fehlende Dokumente werden mit Verantwortlichen und Fristen geführt. Der Empfänger bestätigt die geprüfte Lieferung und dokumentiert Restpunkte.
Bewahren Sie das Übergabeprotokoll und die vereinbarte Bestandsliste am vorgesehenen Ort auf. Klären Sie separat, wie lange Zugriff auf den bisherigen Projektraum bestehen soll und wann Berechtigungen geändert werden.
Aufbewahrung und Vertragsende gesondert vereinbaren
Fristen, Zugriffsrechte, Löschung und weitere Nutzung hängen von Ihren Verträgen und den einschlägigen Anforderungen ab. Lassen Sie diese Punkte von den zuständigen Stellen Ihrer Organisation prüfen.
Die technische Übergabe allein beantwortet diese Fragen nicht. Stimmen Sie den Ablauf deshalb gemeinsam mit Projektleitung, Empfänger, IT und Anbieter ab.